Datenschutzhinweis

Dieser Datenschutzhinweis betrifft die folgenden Unternehmen der KNV Gruppe:

Koch, Neff & Volckmar GmbH
Industriestraße 23
70565 Stuttgart

Koch, Neff & Oetinger Verlagsauslieferung GmbH
Industriestraße 23
70565 Stuttgart

KNV Logistik GmbH

Ferdinand-Jühlke-Str.7

99095 Erfurt

Geschäftsführer: Dr. Bertram Feuerbacher, Thomas Raff, Uwe Ratajczak
Geschäftsführender Gesellschafter: Oliver Voerster

F.Volckmar GmbH & Co. KG
Industriestraße 23
70565 Stuttgart

Geschäftsführer: Dr. Bertram Feuerbacher
Geschäftsführender Gesellschafter: Oliver Voerster

Datenschutzstelle

Stefan Dunkel

E-Mail: datenschutz@knv.de

 

1. Welche Quellen und Daten nutzen wir?

1.1 Auftragsverarbeitung für Geschäftspartner nach Art.6 Abs.1 lit.b - Verkauf von Medienartikeln

Die KNV Gruppe vertreibt Bücher, Medienartikel, Non-Books und E-Books im Eigengeschäft und in Kooperation an und mit Handelspartnern (KNV Barsortiment) oder handelt als Dienstleister für Verlage (KNO Verlagsauslieferung). Die Quellen dieser Daten definieren sich aus unserem geschäftlichen Modellen des KNV Barsortimentes und der KNO Verlagsauslieferung. Die rechtliche Grundlage der Verarbeitung dieser Daten ist der Art.6 Abs.1 lit.b DSGVO. Betroffene sind hauptsächlich:

  • Endkunden unserer Handelskunden des KNV Barsortiments

Die Erhebung dieser Daten findet i.d.R. bei unseren Geschäftspartnern statt. Die Übergabe der Daten erfolgt über gesicherte Schnittstellen oder durch von uns beim Kunden implementierter Software.

  • Endkunden unserer Verlagsmandanten der KNO Verlagsauslieferung

Im Fall der KNO Verlagsauslieferung findet die Aufnahme der Daten zu Teilen auch durch den von uns als Servicedienstleistung zur Verfügung gestellten Kundenservice statt. In diesem Fall sind die erhobenen Daten Daten der jeweiligen Geschäftspartner und bleiben es auch. Wir beachten dabei streng die Mandantentrennung, d.h. für den einen Geschäftspartner erhobene Daten werden nicht anderen Geschäftspartner zur Verfügung gestellt. Auch wir nutzen die Daten nur zu dem für die Geschäftspartner erhobenen Zweck.

Bei den Daten handelt es sich i.d.R. um die folgenden:

  • Name, Vorname
  • Anschrift
  • ggf. E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer zur auftragsgebundenen Kontaktaufnahme
  • ggf. Lieferpräferenzen

 1.2 Auftragsverarbeitung für Geschäftspartner nach Art.6 Abs.1 lit.b - Bereitstellung von Softwareprodukten

Im Rahmen der Auftragsverarbeitung nach Art.6 Abs.1 lit.b DSGVO werden Teilen der Geschäftspartner des KNV Barsortiments auch die Funktionen eines Webshops und darin enthalten die Funktion eines Newsletters (wenn gewünscht) bereitgestellt. Die dafür benötigten Daten werden durch ein sogenanntes Double-Opt-In Verfahren erhoben. Dies genügt den in Art.7 DSGVO eingeforderten Nachweispflichten voll.

Bei den Daten handelt es sich i.d.R. um die folgenden:

  •  E-Mail-Adresse

Die sich ergebenden Versandaufträge aus den Webshops sowie aus den Erhebungen mit unseren stationären Produkten im Buchhandel und die Pflichten aus dem Newsletterversand werden nach Vertrag mit den Geschäftspartnern durch uns erfüllt (siehe Punkt 1.1). Die in den Webshops und den stationären Produkten erstellten Kundenkonten liegen nach Erhebung in der Verantwortung unserer Geschäftspartner. Wir als Auftragsverarbeiter garantierten unseren Geschäftspartnern eine datenschutzkonforme Verwendung der Daten. Generell werden nur die Daten durch unsere Partner aufgenommen, welche für deren und unsere Verarbeitung benötigt werden.

Bei den Daten handelt es sich i.d.R. um die folgenden

  • Name, Vorname
  •  Anschrift
  • ggf. E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer zur auftragsgebundenen Kontaktaufnahme
  • ggf. Lieferpräferenzen

Das verwendete System- und Hardwareumfeld liegt in der vollen Kontrolle der Koch, Neff & Volckmar GmbH. Die Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz dieses Umfelds unterliegen dem Stand der Technik und werden ständig überprüft.

 

1.3 Personenbezogene Daten aus Geschäftsbeziehungen

 

Im Rahmen der Erfüllung der beschriebenen Geschäftsprozesse kommt es natürlich auch zur Aufnahme personenbezogener Daten von Ansprechpersonen bei unseren Geschäftspartnern. Darunter fallen auch und insbesondere anfallende personenbezogene Daten resultierend aus den Kontaktformularen unserer Fimenwebsites www.knv.de und www.kno-va.de (Näher erläutert in den Datenschutzerklärungen der einzelnen Websites). 

 

Bei den Daten handelt es sich i.d.R. um die folgenden:

 

  • Name, Vorname
  • Anschrift
  • ggf. E-Mail-Adresse und/oder Telefonnummer zur auftragsgebundenen Kontaktaufnahme

Die aufgenommen personenbezogenen Daten zu Ansprechpersonen bei unseren Geschäftspartnern werden nur zum Zwecke des allgemeinen geschäftlichen Miteinanders und im gegenseitigem Interesse erhoben und unterliegen vom Zweck her auch nur diesen - zur Unterstützung der Auftragsabwicklung und zur Pflege der Geschäftsbeziehungen.

 

1.4 Personenbezogene Daten aus dem personellen Bewerbermanagement

Des Weiteren findet eine Erhebung personenbezogener Daten im Rahmen unseres Bewerbermanagements statt. Bewerber haben die Möglichkeit, sich in unserem Stellenportal unter http://www.knv.de/jobs.de auf ausgeschriebene Stellen innerhalb der KNV Gruppe zu bewerben.

Bei den Daten handelt es sich i.d.R. um die folgenden:

 

  • Name, Vorname
  • Anschrift
  • E-Mail-Adresse
  • Telefonnummer
  • Lebenslauf
  • Zeugnisse
  • ggf. Angabe zu einer bestehenden Schwerbehinderung

Für die Verarbeitung verwenden wir eine Software von Umantis. Die Daten werden dort separat von anderen Systemen verwaltet und gehalten, die Zugriffe sind streng auf die zuständigen Personalsachbearbeiter begrenzt.

 

Der Bewerber willigt ausdrücklich über Double-Opt-In in die Verarbeitung seiner Daten ein. Die Daten werden nur solange verarbeitet, wie es dem Zweck der spezifischen Stellenbewerbung dient, sie werden also nur während der Bewerbungsphase und im Nachlauf zum Zwecke eines evtl. notwendigen Rückgriffs in einem kurzen Zeitraum vorgehalten.

 

Zusätzlich hat darüber hinaus der Bewerber die Möglichkeit, aktiv einzuwilligen, seine Daten in einen Bewerberpool hinterlegen zu lassen – nur dies ermöglicht die Nutzung der Daten zum Abgleich für andere, folgende Stellenangebote durch die Personalabteilung.

 

 

2. Wer bekommt die Daten?

 

Zur Erfüllung unserer vertraglichen Pflichten setzen wir konzerninterne, aber auch externe Dienstleister ein. Die konzerninterne Weitergabe der Daten betrifft folgende Dienstleistungen:

  • Debitorenbuchhaltung Mandanten der KNO Verlagsauslieferung GmbH wird durchgeführt von der F.Volckmar GmbH & Co. KG
  • Logistische Auftragsabwicklung für die Konzernteile KNO Verlagsauslieferung GmbH und die Koch, Neff & Volckmar GmbH durch die KNV Logistik GmbH

Die Weitergabe der zum Zweck verarbeiteten Daten ist vertraglich mit den jeweiligen Dienstleistern geregelt. Wir achten stark auf die Datenschutzbestimmungen unserer Dienstleister und orientieren uns bei der Auswahl insbesondere an den beim Dienstleister vorliegenden Technisch-Organisatorischen-Maßnahmen (TOMs) nach Art. 32 DSGVO. Selbstverständlich sind die jeweiligen Dienstleister gemäß Art. 28 Abs.2 DSGVO auch den für die Erhebung verantwortlichen Handelspartnern und Verlagen gemeldet.

Etwaige Unterdienstleister sind uns bekannt. Neue Unterdienstleister werden uns unverzüglich gemeldet und können nur für die für uns geleisteten Dienstleistungen eingesetzt werden - wenn wir zustimmen. Nicht datenschutzkonforme Dienstleister und Unterdienstleister sind für uns ein möglicher Ausschlussgrund für eine Zusammenarbeit.

Generell übergeben wir keine personenbezogenen Daten an Stellen in Drittstaaten außerhalb der EU. Sollten wir zukünftig personenbezogene Daten an Dienstleister außerhalb der EU übermitteln, erfolgt die Übermittlung nur, soweit dem Drittland durch die EU-Kommission ein angemessenes Datenschutzniveau bestätigt wurde oder andere angemessene Datenschutzgarantien (verbindliche unternehmensinterne Datenschutzvorschriften oder EU-Standardvertragsklauseln) vorhanden sind.

 

Bei Änderungen an diesen Konstellationen wird sowohl dieser Datenschutzhinweis novelliert als auch Partnern die Änderung vor zu Stande kommen gemeldet – deren Widerspruchsrecht wird somit gewährleistet.

3. Wann werden die Daten gelöscht?

Alle von uns verwendeten personenbezogenen Daten werden durch unsere Geschäftspartner erhoben und stehen originär in deren Verantwortung. Die Dienstleistungen welche durch unsere Firmenteile für unsere Geschäftspartner im Auftrag durchgeführt werden, sind nach Art.6 Abs.1 lit.b DSGVO zweckgebunden. Der Zweck definiert sich dabei aus den geschäftlichen Tätigkeiten der Punkte 1.1 und 1.2.

Die Daten werden i.d.R. durch uns auch nur so lange verarbeitet, wie es zu diesem Zweck erforderlich ist. Je nach Zweck kann dies unterschiedlich lange dauern. Die nachfolgende Speicherung der Daten ist gebunden an gesetzliche Aufbewahrungsfristen.

  • 10 Jahre – Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbücher, Aufzeichnungen, Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen, Rechnungen
  • 6 Jahre – Handels- und Geschäftsbriefe sowie für sonstige Unterlagen (HGB; BGB), Buchungsbelege (HGB, AO, EStG, KStG, GewSTG, UStG, AktG, GmbHG; GenG)

Alle von uns unter Punkt 1.3 unter dem Geschäftsprozess aufgenommen personenbezogenen Daten zu Ansprechpersonen werden nur zum bezeichneten Zweck erhoben. Nicht mehr bestehende Geschäftsbeziehungen führen per se organisatorisch zur Nichtverwendung dieser Daten. Den betroffenen Angestellten unserer Geschäftspartner ist es unbenommen, der Verarbeitung zu widersprechen, die Daten werden dann gelöscht.

Alle von uns unter Punkt 1.4 aufgenommenen Daten werden durch den Administrator nach 12 Monaten vollständig anonymisiert, sämtliche Daten und Anhänge werden gelöscht. Die Bewerbung wird aber weiterhin anonymisiert in Statistiken gelistet. Bewerber können ihr Profil darüber hinaus jederzeit zur Löschung markieren oder schriftlich eine Löschung fordern. Die gesamte Bewerbung samt Bewerberdaten und Anhängen wird dann vollständig gelöscht und erscheint auch nicht mehr in Statistiken.

4. Informationen über Ihr Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten jederzeit zu widersprechen. Dies gilt für alle hier beschriebenen aufgenommenen Daten wie auch für den Bezug von Newslettern unserer Firmenteile (Bei diesen haben Sie aber zusätzlich die Möglichkeit, über eine im Newsletter selber gegebene Funktion diesen abzubestellen). Legen Sie Widerspruch ein, werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten, es sei denn, wir haben schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung, welche Ihrem Anspruch entgegenstehen. Hierzu zählen insbesondere die unter Punkt 3 beschriebenen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, aber auch vertragliche Verpflichtungen zwischen Ihnen und uns oder zwischen Ihnen und einem unserer Geschäftspartner, in dessen Auftrag wir Ihre Daten verarbeiten.

Sie sind eine Ansprechperson eines Geschäftspartners? Dann richten Sie bitte Ihren Widerspruch an die Ihnen bekannte interne Stelle bei uns. Sie sind Endkunde eines Geschäftspartners (Verlag, Buchhandlung oder Onlinehandel)? Dann wenden Sie sich bitte zuerst an diesen, somit wird die berechtigte Löschung Ihrer Daten von der Quelle an gewährleistet. Sollte Ihnen dies nicht möglich sein, wenden Sie sich bitte an die oben genannte Stelle.